Parlando di Posta Elettronica Certificata è necessario prima di tutto chiarire quanto segue:

• Il servizio di Posta Elettronica Certificata (PEC nel seguito) è indipendente dal kit di firma digitale; posso cioè possedere una casella di PEC e non possedere una smartcard di firma digitale e viceversa
• Il servizio di Posta Elettronica Certificata richiede l'attivazione di una nuovo indirizzo e-mail
• Non è possibile trasformare una normale casella di posta elettronica in una casella di Posta Elettronica Certificata
• Perché la PEC abbia valore legale è necessario che sia il mittente che il destinatario siano dotati di un indirizzo di Posta Elettronica Certificata
• Il servizio di Posta Elettronica Certificata ha lo stesso valore di una raccomandata ma è cosa diversa dal servizio di raccomandate on-line offerto dalle Poste Italiane (in questo caso infatti l'inoltro avviene via web ma la consegna al destinatario viene fatta attraverso il postino)
• Il mittente quando invia una e-mail ad un destinatario, anch'esso dotato di posta elettronica certificata, riceve una ricevuta di ritorno comprovante l'avvenuta (o mancata) consegna. La PEC Garantisce , quindi, l'opponibilità a terzi dell'avvenuta consegna
• Attenzione: Il mittente ottiene la ricevuta di ritorno della e-mail inviata non quando il destinatario legge la mail ma quando il server di posta certificata del destinatario prende in carico la mail; da questa data decorrono quindi i termini di legge anche se il destinatario legge la posta dopo 15 giorni o peggio si dimentica di leggerla!
• Il servizio di PEC del Consiglio Nazionale Forense non pone limiti alla quantità di messaggi inviati e/o ricevuti; l'unico limite, come tutti i servizi di PEC, è nella dimensione massima della casella che per il CNF è di 50 Mb

Di seguito una breve descrizione, senza alcuna pretesa tecnica, sulle caratteristiche del servizio di PEC e sulle modalità di funzionamento:

La Posta Elettronica Certificata analogamente alla posta elettronica ordinaria si occupa di “trasportare” attraverso Internet un messaggio dal mittente al destinatario.

La posta elettronica certificata aggiunge, all'immediatezza, alla semplicità e all'economicità di tale strumento la certezza, a valore legale, dell'invio e della consegna (o meno) del messaggio e-mail al destinatario.

La validità legale viene garantita tramite una terza parte: il gestore accreditato di Posta Elettronica Certificata cioè da una società/ente pubblico che sostanzialmente, in ambito telematico, copre il ruolo che le Poste Italiane hanno nella posta ordinaria.

Possono offrire il servizio di Posta Elettronica Certificata solamente le aziende e le Pubbliche Amministrazioni che, presentata la domanda di accreditamento al Cnipa, superino l'istruttoria dimostrando di essere in possesso dei requisiti richiesti dalla normativa di riferimento. Tali soggetti, divenuti Gestori di PEC, vengono iscritti in un apposito elenco pubblico tenuto dal Cnipa (Centro Nazionale per l'Informatica nella Pubblica Amministrazione).

L'utente può richiedere la casella di posta certificata solo ed esclusivamente ad un Gestore Accreditato.

Il Gestore Accreditato deve identificare l'utente, richiedendogli documento che attesti la sua identità; l'utente richiedente è a tutti gli effetti di legge il Titolare del servizio. Così facendo è sempre possibile risalire dall'indirizzo e-mail all'identità del mittente/destinatario (il titolare del servizio).

Il Gestore Accreditato rilascia una casella all'utente legata ai domini di posta certificata che gestisce.

Da quanto sopra consegue la forma “obbligata” dell'indirizzo di posta elettronica certificata.

Nel caso specifico della Posta Elettronica Certificata gestita dal Consiglio Nazionale Forense la casella avrà la forma seguente:

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Potete quindi scegliere esclusivamente come chiamare “nomecasella”.

Vediamo ora come funziona la trasmissione tramite PEC perché si abbia il valore legale.
E' obbligatorio che tutti e due gli utenti abbiamo una casella di posta certificata.
La caselle di posta elettronica certificata sono per legge interoperabili: possono cioè colloquiare anche se sono rilasciate da gestori diversi.
Ipotizziamo di avere due utenti che si appoggino a due differenti gestori di posta certificata
Il primo utente lo chiameremo Questo indirizzo e-mail è protetto dallo spam bot. Abilita Javascript per vederlo.
Il secondo utente lo chiameremo Questo indirizzo e-mail è protetto dallo spam bot. Abilita Javascript per vederlo.

1. il mittente compila il messaggio e lo spedisce al destinatario come una normale e-mail (attraverso un client quale Outlook di Microsoft oppure mediate un browser internet)
2. il server di posta certificata del mittente (certmail-cnf.it) gli invia una ricevuta di avvenuto invio del messaggio
3. il server di posta certificata del mittente invia il messaggio al server di posta certificata del destinatario
4. il server di posta certificata del destinatario prende in carico la mail del mittente
5. il server di posta certificata del destinatario recapita il messaggio alla casella del destinatario ed invia una ricevuta di ritorno al server di posta del mittente riportante data ed ora di quando il messaggio è stato consegnato alla casella di posta del destinatario
6. il server di posta certificata del mittente inoltra la ricevuta di ritorno alla casella del mittente

Un maggiore approfondimento tecnico è pubblicato, unitamente a tutta la normativa sulla materia, all'interno del sito CNIPA nella sezione dedicata alla PEC.